Онлайн-касса для курьеров

Закон 54-ФЗ обязывает компании и ИП использовать кассовое оборудование при расчетах с клиентами, в том числе при доставке товаров. Это значит, что, если сотрудник принимает оплату наличными, картой или через электронные способы, он должен сформировать чек, затем передать его клиенту.

Причины, по которым касса сотруднику курьерской службы все-таки нужна:

• Соответствие требованиям 54-ФЗ. Работа без кассы при приеме оплаты на месте грозит штрафами. Использование ККТ защищает бизнес от претензий налоговой и проверяющих органов;
• Быстрая фиксация оплаты. Платеж отображается в системе сразу после проведения. Сотрудник видит, что заказ оплачен, а информация передается в ОФД и в личный кабинет компании;
• Удобство для клиента. Покупатель может оплатить заказ любым способом: картой через NFC, по QR-коду, через СБП или наличными. Это повышает лояльность и исключает ситуации, когда клиенту неудобен предложенный способ оплаты;
• Электронный чек вместо бумажного. Чек формируется в приложении и отправляется на смартфон клиента. Это экономит время сотрудника, избавляет от расходных материалов, соответствует современным привычкам покупателей;
• Автоматизация учета заказов. Все платежи фиксируются в единой системе. Руководитель может отслеживать выручку, контролировать работу сотрудников и формировать отчеты без ручного ввода данных;
• Компактность и мобильность. Не надо носить с собой тяжелое оборудование. Хватит смартфона с приложением и подключенной облачной кассы.

Использование кассы сотрудником курьерской службы – это не формальность, а реальный инструмент, который облегчает работу, ускоряет обслуживание клиентов, делает процесс доставки более прозрачным для всех.

Курьеру важно, чтобы оборудование для приема оплаты было компактным, удобным и надежным. Сегодня есть два основных решения – мобильная касса и облачная касса, каждое из которых подходит для работы в выездных условиях. Выбор зависит от бюджета, объема заказов и того, как организован процесс доставки.

Рассмотрим варианты кассовых решений для сотрудников курьерской доставки:

• Мобильная касса. Небольшое устройство, совмещающее кассу, принтер чеков и терминал для карт. Сотрудник может принимать оплату наличными, картой, выдавать бумажные чеки. Подходит для компаний, где важен именно физический чек, или где есть клиенты, предпочитающие традиционный формат расчетов. Минус – нужно купить само устройство, а оно требует зарядки, регулярного обслуживания;
• Облачная касса. Онлайн-сервис, который работает через интернет и не требует, чтобы кассовый аппарат был у работника. Чек формируется на удаленном сервере, а клиент получает его в электронном виде через QR-код или ссылку. Для работы нужен только смартфон с приложением. Это решение дешевле в обслуживании, не требует покупки оборудования, позволяет подключать эквайринг и СБП прямо через приложение;
• Комбинированное решение. Хороший вариант для компаний, которые хотят использовать преимущества обоих подходов. Например, в офисе или на складе работает облачная касса, а выездные работники с большим объемом заказов оснащены мобильными устройствами. Это удобно, если доставка осуществляется в разные регионы и форматы оплаты довольно разнообразны.

Несмотря на некоторые различия, оба решения позволяют принимать оплату на месте, соответствовать требованиям ФЗ и автоматизировать процесс доставки.

При работе с облачной кассой весь процесс формирования чека и передачи данных в ОФД выполняется на удаленном сервере, а курьер использует только смартфон или планшет с приложением.

Более подробно рассмотрим, как это происходит на практике:

1. Сотрудник курьерской службы получает уведомление о новом заказе в приложении, где видит его состав, сумму, данные клиента.
2. Клиент выбирает удобный способ: по QR-коду, через NFC, по СБП или наличными. Если используется электронный способ оплаты, курьер принимает платеж через интернет-эквайринг, без дополнительного оборудования.
3. По факту подтверждения оплаты приложение отправляет данные на облачный сервер, где чек фискализируется в соответствии с требованиями 54-ФЗ.
4. Касса отправляет информацию оператору фискальных данных, который эти данные перенаправляет в налоговую службу.
5. Вместо бумажного документа клиент получает электронный чек: по QR-коду, ссылке или на электронную почту.

Все операции автоматически фиксируются в личном кабинете компании. Руководитель может в любой момент проверить выручку, количество доставленных заказов, а также оценить работу каждого сотрудника курьерской службы.

Чтобы курьер мог принимать оплату и формировать чек прямо на месте доставки, важно правильно настроить рабочее место в мобильном формате. Сегодня это можно сделать быстро, без покупки громоздкого оборудования.

Что нужно для оснащения курьера онлайн-кассой:

• Один смартфон или планшет. Устройство, на котором будет установлено приложение для приема платежей и формирования чеков. Оно должно поддерживать интернет, NFC (для приема карт), долго работать от аккумулятора без подзарядки;
• Доступ к облачной кассе в виде подключения к сервису фискализации, который будет формировать и отправлять чеки в ОФД. Можно арендовать облачную кассу или купить доступ к уже существующей;
• Приложение для сотрудника курьерской службы для работы с заказами, оплаты по QR-коду, NFC и фиксацией маркировки товаров. Через него курьер будет принимать оплату, подтверждать заказы и выдавать клиенту электронный чек;
• Интеграция с эквайрингом, в том числе настройка приема безналичных платежей через интернет-эквайринг или СБП. Это позволит клиенту оплатить заказ картой, смартфоном или переводом;
• Стабильное интернет-соединение для передачи данных в облако и формирования чека в реальном времени.

Заключительный этап – обучение сотрудника, а именно короткий инструктаж по работе с приложением, приему оплаты, проверке статуса заказа. Это займет не так много времени, но избавит от целого ряда ошибок и простоев в работе.

Интеграция онлайн-кассы с другими сервисами позволяет автоматизировать работу курьера и компании в целом. Когда касса, система учета заказов и способы приема оплаты работают как единое решение, процесс доставки становится быстрее и удобнее. Курьеру не нужно вручную пробивать чеки или сверять данные – все подтягивается автоматически из заказа, а клиент сразу получает электронный чек.

Возможные интеграции для работы курьера:

• интеграция с мобильными кассами и смарт-терминалами для компаний, которым нужен бумажный чек;
• встроенные модули для приема безналичных платежей по QR-коду или NFC прямо в приложении курьера, без дополнительных терминалов;
• автоматическая передача данных о заказе из интернет-магазина или CRM-системы в приложение курьера;
• синхронизация заказов и оплат для автоматической отчетности и контроля выручки через 1С и бухгалтерские системы;
• возможность подключать кастомные решения и собственные сервисы компании для работы с заказами, чеками и оплатами через API.

Благодаря таким интеграциям онлайн-касса превращается в полноценный инструмент автоматизации доставки, который помогает сотруднику курьерской службы принимать оплату и выдавать чеки буквально в несколько кликов.

Стоимость подключения онлайн-кассы для курьеров зависит от того, какое решение вы выберете – аренду облачной кассы или покупку доступа к ней. В сервисе Екомкасса можно подключить кассу под ключ всего за несколько минут. Доступны тарифные планы с разным наполнением по цене от 19900 до 60000 рублей в месяц.

Сервис Екомкасса предлагает полный комплект для работы курьеров: подключение и настройку кассы, мобильное приложение для приема платежей и работы с заказами, интеграции с популярными системами учета и платежными сервисами, а также круглосуточную клиентскую поддержку. Все, что осталось сделать – оставить заявку.